Navigation sur la paperasserie dans l'industrie maritime, le point de vue du capitaine
Traduction d'un texte envoyé pour parution dans CESMA NewsLetter de septembre 2024 L'énorme fardeau de la paperasseAu cours de mes plus de quarante années passées en mer, j'ai été témoin de la transformation de l'industrie maritime, observant à la fois les progrès technologiques et la complexité croissante pour être dans la conformité réglementaire. Même si certaines avancées ont été bénéfiques, il reste encore un défi important pour les gens de mer du monde entier : l'augmentation continue de la paperasse.Tout au long de ma carrière, j'ai visité près de 100 pays, faisant escale dans 262 ports différents, souvent à plusieurs reprises. Cette vaste expérience m'a donné un aperçu approfondi des défis administratifs auxquels les équipages des navires sont confrontés quotidiennement lorsqu'ils entrent dans chaque port. Depuis les documents de dédouanement portuaire, en passant par les rapports de conformité jusqu'à la documentation concernant l'équipage, le volume important de paperasse reste un combat quotidien pour ceux d'entre nous qui gèrent des navires en mer. Leçons tirées du projet de guichet unique maritime de l'UE (Maritime Single Window)En tant que capitaine ayant participé à l'évaluation du projet de Guichet unique maritime (MSW) de l'UE il y a plusieurs années, j'ai été témoin des défis associés à la normalisation de la documentation maritime. Le projet, qui était censé rationaliser le processus de reporting avant l'échéance de 2019, s'est malheureusement soldé par un échec. Au cours de la phase d'évaluation du projet, j'ai partagé mes impressions sur les opérations quotidiennes, en me concentrant particulièrement sur la charge de travail administrative à laquelle sont confrontés les équipages des navires. Malgré les intentions prometteuses du projet, il est rapidement devenu évident que le chemin vers une normalisation réussie dans le transport maritime était semé d'embûches.L'un des problèmes majeurs que j'ai souligné était le volume excessif de documents requis pour des voyages relativement simples. Chaque port européen exigeait un ensemble de formulaires différent, ce qui entraînait des redondances et une inefficacité considérable. Même pour les documents définis par des conventions internationales, des variations existaient dans les formes et procédures nationales. Ce manque de standardisation signifiait que les capitaines et leurs équipages devaient souvent soumettre des informations similaires à plusieurs reprises, ce qui faisait perdre du temps et augmentait le risque d'erreurs. Le schéma ci-dessous illustre un exemple du nombre de documents requis avant et à l'arrivée dans plusieurs ports européens, tournée Europe suite à un retour par Atlantique sud, soit 6 ports en 9 jours : ![]() Une autre complication était la diversité des procédures et des exigences nationales concernant les mêmes questions. Par exemple, la déclaration des provisions de bord et des provisions sous douane variait souvent considérablement d'un port à l'autre, toute erreur dans ces déclarations pouvant entraîner des sanctions financières pour le navire. De plus, la nécessité de communiquer directement avec les autorités locales de certains ports, plutôt que par l'intermédiaire d'un agent maritime local, a ajouté à la complexité et au risque d'erreurs coûteuses. Ci-dessous, je voudrais présenter une comparaison de deux croquis illustrant « Le reporting des déchets en Europe par rapport au reste du monde ». Europe : ![]() Monde : ![]() Malgré la prolifération des logiciels d'administration des navires, de nombreuses applications ont été développées uniquement sur la base des réglementations officielles, ignorant les connaissances pratiques des utilisateurs expérimentés. Cela a abouti à des systèmes qui, plutôt que d'alléger la paperasse, l'alourdissaient souvent. De plus, le projet MSW a été critiqué pour être trop axé sur les exigences de l'UE sans tenir compte du fait que le transport maritime est mondial par nature. Les navires opérant à l'international étaient confrontés à des défis administratifs encore plus complexes lorsqu'ils traitaient avec des pays tiers, dont beaucoup s'appuyaient encore sur des méthodes de déclaration traditionnelles. L'initiative MSW de l'OMIQuelle est la situation réglementaire actuelle dans le secteur maritime ? Examinons maintenant de plus près les dernières directives maritimes. Une autre étape importante vers la transformation numérique dans le secteur maritime a été franchie une nouvelle fois en janvier 2024, lorsque l'Organisation maritime internationale (OMI) a rendu obligatoire le règlement sur le guichet unique maritime (MSW). Cette initiative visait à standardiser et numériser l'échange de données entre les navires et les installations à terre dans le monde entier. En créant des normes de données uniformes, le MSW a tenté de réduire considérablement la paperasse associée aux opérations maritimes.Situation actuelle et aperçus de l'enquête BIMCOEn approfondissant le sujet de la paperasserie dans l'industrie maritime, je suis tombé sur une enquête menée par BIMCO, publiée en janvier 2024, peu après l'introduction de la réglementation de l'OMI. Cette enquête offre des informations précieuses auprès des professionnels du secteur et identifie plusieurs défis clés :
Source : https://sustainableworldports.org/wp-content/uploadsBIMCO_survey_report_2024-final.pdf ![]() Les résultats de l'enquête montrent les défis importants auxquels l'industrie maritime est confrontée pour passer des processus papier aux processus numériques. Ils soulignent la nécessité urgente d'une sensibilisation accrue, d'une infrastructure numérique améliorée et d'une mise en œuvre plus efficace de solutions numériques pour réduire la paperasse. Malgré le potentiel de la réglementation de l'OMI, la mise en œuvre de l'initiative reste incohérente, de nombreux pays n'ayant pas encore pleinement adopté ces normes, ce qui entraîne des perturbations opérationnelles mais également une augmentation des coûts pour les armateurs. Un scénario réelPour illustrer concrètement à quoi ressemble la charge administrative au quotidien, je peux citer l'un de mes récents voyages, au cours duquel j'ai fait escale dans 21 ports sur 77 jours, soit en moyenne plus de 8 ports par mois.Ce graphique ci-dessous montre la quantité de documentation requise tout au long du voyage : ![]() Pendant tout ce temps, mon équipage et moi avons passé 26 heures à préparer et à soumettre la documentation requise. Le volume considérable de paperasse prend non seulement du temps, mais introduit également un risque important d'erreur humaine. Chaque document nécessite une attention méticuleuse aux détails pour garantir la conformité aux réglementations et normes locales et internationales. Cette tâche est éprouvante et stressante et toute erreur peut entraîner de graves conséquences. Le coût de la paperasseLa paperasserie fait perdre un temps précieux qui pourrait être mieux consacré à la navigation et à la sécurité. De surcroît, un autre des impacts de la paperasserie maritime est son coût financier pour les armateurs. Le temps passé à préparer et à soumettre la documentation requise se traduit par des coûts importants.Après avoir analysé l'enquête ainsi que d'autres sources disponibles, j'ai préparé un calcul. Il est clair que les différents types de navires opèrent selon des horaires variés, ce qui entraîne des différences dans le nombre moyen d'escales chaque mois. Le tableau ci-dessous présente des exemples de calculs pour différents scénarios, illustrant le temps passé à se préparer SANS l'utilisation d'une application appropriée. ![]() * sur la base du survey BIMCO de janvier 2024 ** calcul base sur les taux de salaire horaire moyens des capitaines et officiers en charge Comparons maintenant les mêmes détails AVEC l'utilisation une application dédiée. ![]() * sur la base du survey BIMCO de janvier 2024 ** calcul base sur les taux de salaire horaire moyens des capitaines et officiers en charge La différence entre utiliser ou ne pas utiliser une application dédiée pour le travail administratif maritime est significative, tant en termes de gain de temps que de gain financier. Une solution numérique peut économiser environ plus de 3 000 $ par an en main d'œuvre, augmentant ainsi l'efficacité opérationnelle. Solution : adopter la transformation numériqueComme le démontrent les résultats de l'enquête et mes calculs, il est clair que cette inefficacité ne peut plus être ignorée. Il convient de souligner qu'il existe un besoin urgent de trouver une solution pour atténuer ces problèmes administratifs.Selon moi, la solution réside dans l'adoption d'un logiciel numérique complet et spécifiquement adapté à l'industrie maritime. Le bon logiciel doit rationaliser les processus de documentation, réduire la consommation de temps et éliminer la paperasse excessive. Il devrait faciliter l'échange de données en temps réel, s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants et garantir le respect des normes internationales (telles que les réglementations de l'OMI et bien d'autres). De plus, cela devrait nous permettre d'allouer les ressources plus efficacement, en réduisant les coûts opérationnels tout en augmentant la productivité et l'efficacité à bord. De plus, la solution doit être conviviale, adaptable aux besoins spécifiques des différents navires et dotée de mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles. C'est là qu'interviennent les solutions numériques comme ShipDocs (https://ship-docs.com). J'ai l'opportunité de collaborer au développement de ce projet logiciel en tant qu'expert maritime et défenseur de la marque. Travailler avec des spécialistes informatiques expérimentés de ShipDocs m'a permis de voir comment la technologie peut rationaliser et simplifier la gestion des documents à bord. J'ai personnellement testé l'application dans des conditions réelles et constaté ses performances fluides sur de nombreux sites. Je suis fier de faire partie du projet ShipDocs et de son impact positif sur la gestion de la flotte. ConclusionEn conclusion, la voie vers une industrie maritime plus efficace et productive réside dans notre capacité à nous adapter et à innover. En donnant la priorité à la transformation numérique, nous pouvons surmonter les défis posés par la paperasserie et mettre le cap sur un avenir meilleur pour les gens de mer et les armateurs. En adoptant des technologies avancées, nous pouvons rationaliser les opérations, réduire les coûts et nous concentrer sur les responsabilités essentielles qui garantissent la sécurité et le succès des entreprises maritimes.Au nom de toutes les personnes impliquées dans le développement des projets ShipDocs, je vous invite à visiter les sites suivants pour plus d'informations : https://ship-docs.com https://www.linkedin.com/company/ship-docs https://www.youtube.com/@ShipDocs Jerzy NAJMOLA / Master Mariner |