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Tableau de bord des indices de performance d'un SMS
ou tentative de simplification dans les vérifications internes de conformité et de fonctionnement d'un système de management de la sécurité conforme au code ISM
Page du code ISM N°38
Introduction

Le processus de certification ISM n'est pas chose facile et nous savons tous très bien que les audits externes sont souvent sujet à contestations parfois virulentes et pour tout dire désagréables. La cause en est souvent très simple, les auditeurs externes se retournent vers des «écarts» entre ce qui est écrit dans les documents et ce qui est effectivement réalisé, ce que les marins appellent «le syndrome de la virgule mal placée», tandis que la compagnie et ses capitaines recherchent seulement une approbation de l'efficacité du système dans l'amélioration de la sécurité des personnes et des biens. Ce sont leurs objectifs, requis d'ailleurs par le code ISM. En un mot la compagnie et ses capitaines recherchent, souvent avec peu de moyens, un minimum de conformité acceptable et tentent de s'améliorer. C'est ce que la communauté internationale demande. En face, ce n'est pas toujours ce que l'on cherche apparemment. Il semble donc que parfois, on ne soit pas du tout sur la même longueur d'onde entre l'armateur et le certificateur. Pourtant les directives (Résolution 1071) qui accompagnent le code expliquent clairement aux administrations comment s'y prendre et surtout tentent de les empêcher de mettre en place à leur bon vouloir des critères supplémentaires et qui peuvent fausser le but du code.  
Les termes employés par la directive sont significatifs :
3.1.2 Les administrations devraient vérifier que les prescriptions du Code ISM sont observées en déterminant : .1 que le système de gestion de la sécurité de la compagnie est conforme aux prescriptions du Code ISM; et .2 "que le système de gestion de la sécurité permet d'atteindre les objectifs définis au paragraphe 1.2.3 du Code ISM."
... et que l'on ne peut pas déterminer si le système de gestion de la sécurité permet de réaliser ces objectifs autrement qu'en vérifiant qu'il satisfait aux prescriptions du Code ISM.
C'est quand même assez limpide et les méthodes utilisées par nos certificateurs vont finalement contre les principes du code lui-même, ce qui n'était certainement pas le but de l'OMI.
Tout cela est évidemment très dommage et les «marins» que nous sommes ne s'y retrouvent guère. Il n'est pas sûr non plus que la sécurité maritime s'y retrouve : aurait-on fait tout ça pour ça ? est la réflexion courantes de nos collègues.
Afin de tenter de résoudre ce problème, la méthode d'évaluation de fonctionnement d'un SMS via des critères de performance pourrait être une solution partielle en simplifiant les résultats des processus de vérification en place et ainsi montrer au directeur de la compagnie où il en est et au certificateur de voir le niveau de progression d'un seul coup d'œil.
  1. L'auto-évaluation
    2. En août 2015, dans un article inspiré par le TMSA (tanker management self assessment) de l'OCIMF sur les indicateurs de performances et la culture sécurité dans l'industrie maritime, j'avais suggéré, pour simplifier les évaluations, de créer des critères de performance pour un SMS et je proposais une grille élémentaire qui a intéressé pas mal de monde y compris en dehors de notre hexagone.
    Vu ce succès, j'ai pensé que tous les éléments des évaluations que nous devons assurer en interne pourraient être ainsi listés sous forme de grilles/tableaux qui nous permettraient de rapidement et simplement évaluer d'une manière chiffrée, l'état de la partie du SMS concernée.
    Une telle initiative n'a d'autre but que de simplifier et de nous permettre de juger de l'évolution «chiffres en main» d'un côté et de l'autre d'aider le «marin normal» à comprendre les résultats d'audit.
    In fine, un tableau de bord montrerait au premier coup d'œil la situation du système, gain de temps assuré, analyse subjective évitée.
    Synthétiser les résultats d'un audit ISM est une opération délicate sinon difficile, tant les critères sont subjectifs. Mais avec la présente méthode, vous pourrez démontrer rapidement à l'auditeur de certification que votre SMS fonctionne correctement dans l'esprit du code ISM et qu'il est contre-productif de s'acharner sur «la virgule mal placée», faute de pouvoir déterminer le fonctionnement effectif.
    Donc, en complément d'une évaluation de la conformité au code ISM, à effectuer au moins une fois à la mise en place lors de la certification provisoire, on utilise ensuite les moyens de vérification de fonctionnement obligatoires qui sont :
    • Les revues de capitaine
    • La revue de direction
    • L'audit interne de chaque navire
    • L'audit interne de la compagnie
    Une fois les critères déterminés nous leur donnerons un indice (des notes) qui nous permettra de réaliser une analyse globale et de montrer ainsi le niveau de culture sécurité de la compagnie selon les critères OMI.

  2. Méthodes proposées
    3. Dans le code ISM lui-même nous trouvons facilement les éléments de conformité d'une part et les éléments de fonctionnement d'autre part, à vérifier lors des audits ou revues. En effet, il suffit de prendre les exigences du code les unes après les autres et de les traduire en termes d'éléments de preuves de fonctionnement effectif (procédures et enregistrements). Vous obtenez d'abord une conformité ou une non conformité à l'exigence et à son application et ensuite, vous mesurez les performances de chacune de ces activités pour leur capacité à atteindre les objectifs de la compagnie. C'est simple.
    Pour vous aider, je vous propose une technique connue d'indices de performance quantifiés selon une «vieille» méthode d'origine anglo-saxonne sur 12 critères (notes de 0 à 5 sans décimale, c'est à dire qu'il n'y a pas de note moyenne. Il faut se décider au dessous ou au dessus)
    Les critères sont ceux que j'estime les plus adaptés aux objectifs du SMS de la compagnie. Vous pourrez en fonction de votre système qualité, s'il existe, modifier ces critères.
    NB Vous remarquerez que nulle part je ne parle de «virgule mal placée».

  3. L'évaluation interne de la conformité
En tout premier lieu, le SMS doit prouver sa conformité avec les exigences du code. Le code a été créé en termes généraux, il sera donc aisé de vérifier que toutes les exigences ont été couvertes dans le SMS qui vient de naître, et qu'elles peuvent survivre à une mise en place et à un fonctionnement que les certificateurs viendront annuellement vérifier succinctement. En effet leur responsabilité s'arrête là.
En cas d'amendements au code ISM (rares) une revue de conformité en interne sera également faite selon cette grille.

NB : pas d'indice ici, vous êtes conforme ou pas et donc réponse par oui ou par non.
 
VERIFICATION DE CONFORMITE DU SMS AU CODE ISM
N°  CRITERE O/N
1 Une politique sécurité et des objectifs compagnie ont été exprimés par la direction  
 2 Une analyse permanente des risques concernant les activités de la compagnie et de ses navires existe et des mesures de réduction sont prises lorsque nécessaire  
 3 Le respect des règles et règlements obligatoires est assuré. Les recommandations de la profession sont prises en compte lorsqu'elles sont idoines  
 4 Les responsabilités sont définies de haut en bas tant dans la compagnie à terre que sur les navires  
 5 Une structure de surveillance et de liaison DPA avec la direction existe et assure le soutien de la terre aux capitaines de navires dont l'autorité est confirmée  
 6 Une gestion du personnel est assurée comprenant le maintien des qualifications adéquates par une formation continue et notamment la formation ISM  
 7 La compagnie a élaboré ou validé les procédures opérationnelles des navires  
 8 Une préparation de la compagnie à terre comme à bord à répondre aux situations d'urgence existe et est entretenue par des exercices  
 9 Une communication et une analtse des notifications, accidents ou presqu'accidents existe et un retour d'expérience en est extrait quand c'est possible  
 10 Une maintenance des navires est planifiée et est exacerbée sur les éléments sensibles  
 11 Une documentation suffisante sur son système de management de la sécurité existe, est entretenue et expliquée au personnel  
 12 Des procédures d'autocontrôle existent et les résultats analysés dans un objectif de progression continue  
  1. Evaluations internes de fonctionnement : 5 niveaux de critères de fonctionnement

    2. Les résultats ou niveau de fonctionnement de chaque opération de vérification et d'analyse ci-dessous devraient avoir les bases suivantes:
niveau 1 :
niveau 2 :
niveau 3 :
niveau 4 :
niveau 5 : 		  fonctionnement minimum 12 pts
12 à 24pts fonctionnement émergeant
24 à 36 pts bon fonctionnement à perfectionner
36 à 48 pts fonctionnement performant
48 à 60 pts fonctionnement haut de gamme

  1. Evaluation de fonctionnement dans la «Revue de capitaine»
Effectuée en théorie sur une année calendaire par le capitaine en charge du navire, cette révision de l'application du SMS de la compagnie à bord du navire est un des éléments les plus significatifs pour évaluer un état et son évolution dans le temps. Un état ponctuel par les indices de performance est réalisé et son évolution mesurée par comparaison avec la précédente revue.
Accompagnant une revue de capitaine, une évaluation quantitative devra donc tenir compte des éléments contrôlés par le capitaine et qu'il évaluera lui-même (Self-assessment). Les critères de fonctionnement sont déterminés en prenant ceux qui sont les plus significatifs du fonctionnement du SMS qu'on tente d'évaluer.
L'exemple ci-contre tient compte de performances spécifiques qui selon notre expérience caractérisent le mieux l'application du code ISM.
 
REVUE DU CAPITAINE SUR LE FONCTIONNEMENT DU SMS A BORD
N° CRITERES DE PERFORMANCE A BORD Pts/5
1 Etat de réalisation des objectifs de la compagnie à bord du navire  
 2 Evaluation de la préparation de son équipage à répondre aux SITUR  
 3 Etat des équipements de sécurité et de sûreté de son navire  
 4 Etat des certificats navire et certificats / brevets membres d'équipage  
 5 Etat des prescriptions du pavillon et / ou classe pour son navire  
 6 Etat du "reporting" bord vers la compagnie : fonctionnement et suivi  
 7 Etat du retour d'expérience à bord : fonctionnement et suivi  
 8 Organisation et qualité de la maintenance (enregistrement et suivi)  
 9 Etat de l'évaluation des éléments critiques et étude du fonctionnement du navire en mode dégradé  
 10 Etat de la communication avec la DPA et la direction de la compagne  
 11 Etat documentation du bord et veille réglementaire reçue à bord  
 12 Avis sur culture sécurité de l'équipage du navire  
TOT Total des indices   /60
  Résultat : niveau W
    Il est aisé pour un capitaine de faire ce bilan. Lors de l'enregistrement de cette revue on utilisera toujours la forme adéquate fournie par le SMS dans laquelle la grille de performance ci-dessus a été à présent intégrée sous le titre «évaluation quantitative du fonctionnement du SMS à bord du M/V…» qui servira de référence pour la prochaine revue et surtout va nous permette de faire ressortir «à première vue» les points faibles. L'amélioration de ces items devenant ainsi les nouveaux objectifs du capitaine pour la période à venir. Voilà un instrument très simple et pratique entre nos mains.

  1. Evaluation de fonctionnement via la «revue de direction»

    2. Officiellement la personne désignée (DPA), au titre de sa responsabilité de l'application du SMS, effectue une évaluation et une revue de l'efficacité du système de la compagnie (MSC-MEPC.7/Circ 8 § 4.2.2).
Rappel du code §12.3 : la compagnie devrait évaluer périodiquement l'efficacité du système conformément aux procédures qu'elle a établies.
Quelle méthode la DPA va-t-elle employer pour cette évaluation afin de pouvoir détecter les lacunes et/ou les points faibles et ainsi suggérer des actions correctives à la direction ?
Ici encore, en se munissant d'une grille d'indices de performance, elle pourra présenter à la direction dans le chapitre «efficacité du système» de la revue, le niveau d'efficacité avec en surbrillance peut être, les points faibles et donc les possibilités d'actions de correction ou de progression. La grille pourrait donc l'aider à préparer cette évaluation quantitative avec facilité et ainsi avoir une base solide lorsqu'il s'agira de présenter la demande de ressources supplémentaires par exemple.
  
REVUE DE DIRECTION SUR LE FONCTIONNEMENT DU SMS A BORD
N° CRITERES DE PERFORMANCE DANS LA COMPAGNIE Pts/5
1 Gestion des risques à tous les niveaux de la compagnie  
 2 Culture et gestion amélioration continue des connaissances (formations)  
 3 Aptitude à atteindre les objectifs de la compagnie  
 4 Gestion des audits internes / traitement et suivi des NC  
 5 Gestion des revues de capitaine  
 6 Traitement et suivi des REX, NC et incidents : organisation et célérité des actions  
 7 Existence et prise en compte des suggestions du personnel  
 8 Prise en compte des plaintes ouremarques des passagers ou clients  
 9 Fréquence et qualité des exercices compagnie (cellule de crise ou exercices avec autorités  
 10 Fonctionnement effectif du pouvoir discrétionnaire du capitaine  
 11 Qualité et gestion du reporting général des bords vers compagnie et direction  
 12 Efficaité générale de la maintenance des navires et de la veille réglementaire  
TOT Total des indices   /60
  Résultat : niveau X
    Les items choisis rappellent bien sûr les principes d'un SMS conforme au code ISM : politique et culture, évaluation et gestion des risques, amélioration continue, traitement du «reporting», opérations, préparation de la compagnie à répondre aux situations d'urgence, maintenance et veille réglementaire, etc. Les rapports d'audit internes auront la possibilité de développer certains items de manière plus précise.
    En revue de direction, la DPA a l'habitude de faire une synthèse des résultats des audits externes. Cette synthèse viendra en complément de la présente évaluation car ici, nous n'avons parlé que de «qualité des audits internes». Cette grille pourra être également accompagnée, en guise de conclusion, de l'évaluation de la culture sécurité de la compagnie (voir plus loin), certainement un niveau de performance que la direction pourra évoquer assez facilement en conseil d'administration avec les actionnaires.

  1. Evaluation de fonctionnement via les audits internes navires

    2. L'audit interne : un exercice sportif s'il en est pour la personne désignée et ses auditeurs internes. Réglementairement, la DPA est en charge de l'organisation des audits internes des navires, en respectant la périodicité et l'indépendance des auditeurs. Les résultats sont groupés dans un plan d'actions correctives dont elle va assurer le suivi avec l'aide de la Personne Responsable (à ce sujet voir MSC-MEPC.7/Circ.8 § 6).
    On va pouvoir à nouveau ici proposer une grille d'indices de performance pour faciliter la présentation de notre vérification.
Dans le cadre de ses responsabilités, la DPA pourra demander aux auditeurs de remplir la grille ou alors elle la remplira elle-même (j'estime que c'est possible).
Pour «un audit interne destiné à déterminer si les activités du Système de Management de Sécurité sont conformes aux dispositions prévues et si ces dispositions sont effectivement appliquées» c'est relativement simple: vérification de conformité des activités du navire avec les procédures qui le concernent telles que présentées dans le MMB (Manuel Management Bord) et leur application effective (c'est à dire contrôle in situ).

Avec de tels éléments concernant uniquement le navire et ses activités, on peut avoir au premier coup d'œil ce que l'on recherchait : le niveau de conformité du navire avec le SMS de la compagnie.
NB: Ce tableau s'explique par lui-même. 		 
AUDIT INTERNE DE FONCTIONNEMENT DU SMS A BORD DU NAVIRE
N° CRITERES DE PERFORMANCE A BORD Pts/5
1 Propreté, rangement, port de l'EPI/ambiance générale du navire  
 2 Lisibilité affichage sécurité sûreté : passage planning, rôles sécurité et sûreté, cheminement PAX et équipage  
 3 Application des procédures ou autres plans et consignes de la compagnie (MBB)  
 4 Enregistrement des opérations : tenue journal de bord et maintenance  
 5 Familiarisation au navire pour équipage et passagers : réalisation et enregistrements  
 6 Communication équipage-capitaine / équipage-compagnie, communications SECURITE avec les passagers ou le stevedore  
 7 Exercices réglementaires de sécurité : test et essais - organisation des exercices ou entraînements (rôles/CL réponse), préparation, déroulement,débriefing et rapport  
 8 Enregistrement des heures de travail et prévention fatigue de tout le personnel  
 9 Ordres permanents ou particuliers du capitaine, inspections et suites entre capitaines et ou membres d'équipage  
 10 Existence suggestions de la part des membres d'équipage (opérationnel ou appui)  
 11 Exercices gestion de crise à bord et opération du navire en mode dégradé  
 12 Réunions/instructions ISM du capitaine aux membres d'équipage  
TOT   /60
  Résultat : niveau Y
    Les non-conformités qui ont été détectées et/ou les remarques faites essentiellement pour la progression du système sont ensuite listées avec les actions correctives correspondantes proposées.

  1. Evaluation de fonctionnement via l'audit interne compagnie
L'audit "compagnie" c'est à dire l'audit des services à terre est également obligatoire de manière annuelle.
Il s'agit, tout autant que l'audit du ou des navires, d'une vérification importante concernant l'adéquation des procédures initiées par la compagnie, plus que leur application (c'est déjà fait via l'audit interne navire). En effet toutes les exigences spécifiées dans les chapitres successifs du code ISM commencent par "la compagnie devrait…". Cela est significatif de la responsabilité énorme de la compagnie et justifie que cet audit soit de la plus haute importance. Les exigences du code ISM vont donc apparaître plus précisément. 		 
AUDIT INTERNE ISM COMPAGNIE : FONCTIONNEMENT DU SMS
N° CRITERE DE PERFORMANCE Pts/5
1 Conformité du SMS (ISM §1.4 et son évolution)  
 2 Application d'une politique santé et sécurité au travail  
 3 Application du retour d'expérience au niveau de la compagnie  
 4 Qualité du DUP y compris prise en compte continue des nouveaux risques  
 5 Exercice cellule de crise compagnie  
 6 Existence et qualité des réunions internes cie/formations consacrées à l'ISM  
 7 Existence et qualité des instructions compagnie pour chaque membre du personnel/job descrition  
 8 Existence et qualité des instructions compagnie pour les opérations des navires, dont la maintenance  
 9 Fonctionnement du système DPA (lien navires/direction et monitoring) et soutien à la personne désignée  
 10 Management de la documentation SECURITE : type/tenue  
 11 Management des audits internes : organisation/choix et formation auditeurs internes/gestion des résultats et suivi des actions correctives  
 12 Intégration de la gestion de la sûreté dans le SMS  
TOT   /60
  Résultat : niveau Z
  1. RESULTATS VISUELS
    2. Tableau de bord: en intégrant tous ces critères, on a une vue rapide de la culture sécurité de la compagnie

    Sauf pour les compagnies pétrolières et leurs capitaines qui appliquent le TMSA, la présente méthode des indices de performance peut sembler compliquée. Il n'en est rien, évidemment, surtout quand cette méthode utilise les principes fondamentaux de l'évaluation chiffrée via des check-lists.
    Largement utilisée dans l'industrie en général et dans la nôtre en particulier, cette méthode est l'avenir des résultats d'audits et des revues. Je dis bien des résultats, car la revue ou l'audit en lui-même ne peut se contenter d'une check-list oui/non, parfois utilisée.
Tableau de bord des Vérifications
revues de capitaines        30  
revues de direction                      40
audits internes navires        32  
audits internes compagnie          38
    Les résultats présentés sous forme de tableau de bord ou de "grille OMI de culture sécurité" seront aussi un élément visuel séduisant.

    Résultats sur la grille de culture sécurité OMI par addition des 4 niveaux OMI trouvés plus haut pour les 4 grilles de fonctionnement.
Note
WàZ		 Niveau culture Résultat
4-6 Emergence Emergence d'une culture sécurité
7-8 Gestion OK, La sécurité est gérée- tous les indicateurs sont au vert
9-11 Engagement Bon, engagement de la direction
12-14 Coopération Très bon, valorisation du personnel
15-16 Amélioration continue Haut de gamme, amélioration continue dans la compagnie et dans la vie du personnel
17-20 Excellence Rare et superbe, à citer comme modèle

  1. CONCLUSION

    2. Afin d'éviter que l'idée du siècle pour l'amélioration de la sécurité maritime - le code ISM - ne se transforme en arnaque du siècle, après 25 ans d'application, il est vital que nous puissions proposer une évolution des méthodes d'évaluation. Ceci dans un esprit d'amélioration et de disparition des analyses actuelles beaucoup trop subjectives. A une époque où la délégation de certaines parties d'un SMS devient de plus en plus courante, la méthode proposée va être de plus en plus utilisée et va devenir à terme indispensable.
    Nos amis de l'OCIMF l'ont compris depuis longtemps avec leur TMSA. Seuls quelques certificateurs rétrogrades (heureusement en voie de disparition) osent encore trouver cela exagéré. Ils n'ont vraiment rien compris aux buts du code ISM.
    Si vous avez un avis sur la méthode présentée, je serais heureux de l'entendre.


Septembre 2016
Cdt Bertrand APPERRY
IIMS/AFEXMAR/AFCAN
conseil.ism-isps@afcan.org
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