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Code I.S.M. :
Externalisation de la fonction "Personne désignée ISM"

page Nº19
 

Introduction

L’OMI à élaboré en Octobre 2007 deux circulaires qui concernent la fonction de Personne Désignée ISM à terre ou DPA (Designated Person Ashore) :
  • L’une de ces circulaires (MSC/MEPC.7 Circ.5) contient des directives aux compagnies maritimes pour l’application du code ISM * et notamment sur le rôle de la personne désignée.
  • L’autre (MSC/MEPC 7 Circ 6) concerne les qualifications, la formation et l’expérience nécessaires pour assurer cette fonction de DPA.
Bien sûr en tant que circulaire, ces directives ne sont que des recommandations qui n’ont aucun caractère obligatoire. Cependant, , l’OMI, en introduction, demande comme à son habitude aux gouvernements et aux organisations internationales de porter ces circulaires à la connaissance de toutes les parties concernées.

Analyse

Sur le rôle de la DPA, la circulaire 5 n’apporte rien de plus par rapport au chapitre 4 du code ISM lorsqu’on sait le lire ! Cependant sur la « Notifications des non conformités à la compagnie » apparaît la notion de « Personne Responsable » au niveau de la direction et cela est relativement nouveau.

Le rôle de la personne désignée est finalement mieux présenté ici que dans le chapitre 4 du code ISM car il est sous une forme plus proche d’une description de poste avec les tâches énumérées.

Background de la DPA et description des tâches

Ces éléments amènent quelques réflexions :
  1. Le niveau universitaire ou le niveau maritime ainsi que « l’expérience en gestion des opérations des navires » requis sont conséquents.
  2. La formation de la DPA en management de la sécurité est nécessaire et importante. Elle inclut notamment une formation d’auditeur interne.
… tous ces critères de poste décrivent finalement une spécialité à part entière avec un niveau de recrutement, de formation initiale, complémentaire et continue ainsi qu’un minimum d’expérience acquise dans le domaine (3 ans).

On tombe dans un domaine de spécialistes et de là à supporter l’externalisation, il n’y a qu’un pas ! Déjà en 2004, j’avais envisagé cette possibilité auprès de l’Administration, principalement lorsque l’armateur avait une très petite flotte et que cette fonction de DPA lui semblait disproportionnée. La question de la mutualisation de la gestion des ressources humaines entre deux armateurs avait été donc envisagée et elle comprenait la gestion de l’ISM et de l’ISPS. Malheureusement le message n’était vraiment pas passé.

Aujourd’hui donc on admet avoir affaire à une spécialité et comme toutes les spécialités elle peut être assurée par un tiers externe, ou sous-traitant si vous voulez, comme la fourniture des équipages ou la maintenance du navire. Rien ne s’oppose donc en théorie à ce que la DPA et sa structure de fonctionnement soient externalisées.

Structure ISM externe envisageable

En se basant sur le code ISM et ces deux dernières circulaires, une société de « services DPA » devrait assurer au minimum les tâches suivantes :
  1. Fournir une ou plusieurs personnes qui seront officiellement « désignées » par la compagnie exploitante. Cette ou ces personnes travaillent en astreinte 24/7.
    NB: Une société de services ne semble pas pouvoir être «désignée » comme DPA. Les termes du code ISM doivent être suivis à la lettre !


  2. La, ou les DPA assurent le fameux lien direct entre les personnes à bord et le plus haut niveau de la compagnie. A cet effet une « Personne responsable » au niveau de la direction générale devient le correspondant de la DPA. Cette liaison directe peut être assurée à l’aide de visites, inspections et audits à bord et au siège de la compagnie.


  3. La DPA applique la politique de la compagnie et le SMS qui en découle.


  4. Les tâches de monitoring sécurité et protection de l’environnement des activités des navires, en liaison avec les Capitaines, sont assurées grâce à une procédure de communication détaillée. Le suivi de la maintenance, réparations et commandes est assuré via un accès au logiciel correspondant. Les entraînements (exercices d’envergure) peuvent être organisés par la DPA.


  5. L’organisation de la notification et d’analyse/enquête des non-conformités/ incidents/ accidents est assurée par la DPA ainsi que le retour d’expérience qui en découle


  6. Les revues de Capitaine alimenteront la revue de direction que la DPA préparera pour la direction et qui comprend des propositions d’amendements au SMS pour rectifications ou améliorations.


  7. La DPA surveille que les moyens nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches concernant la sécurité des opérations et la prévention de la pollution sont donnés aux Capitaines (contacts avec eux, vérifications des demandes de travaux, les réponses et les réalisations correspondantes). Dans ces soutiens aux capitaines, il y a également la prise en compte des besoins de formation exprimés ou détectés.


  8. Le maintient des dispositions prévues pour assurer un soutien aux Capitaines en cas d’urgence à bord est assuré car la DPA fait partie de la cellule de crise.
    NB: Il est à noter que jamais la personne désignée n’a été responsable du soutien au Capitaine dans ces situations d’urgence (accident de l’ERIKA)…mais elle pourrait être néanmoins une sorte de catalyseur des secours !


  9. La DPA assure les audits internes des navires, des succursales ainsi que des sous-traitants éventuels (fournisseurs d’équipage/maintenance/catering, etc…) et pilote les actions correctives. Les activités de la DPA sont elles-mêmes auditées en interne une fois l’an par la Compagnie elle-même (c’est un général un cadre formé à l’audit qui les réalise)


  10. La DPA organise la formation ISM/SMS des équipages et personnes à terre (au besoin il l’effectue lui-même).
    NB: cette formation est enfin recommandée par les dernières circulaires citées plus haut … cela ne fait que 14 ans après la naissance du code ISM… un record ! Cette formation ne devrait pas tarder à être rendue obligatoire !


  11. La DPA assure la préparation et la présentation à la certification ISM de la compagnie et des navires et aux renouvellements des certificats correspondants ;


  12. La DPA organise en temps voulu les audits externes annuels du siège et l’audit intermédiaire du navire.


  13. La DPA est disponible en cas de demande expresse du pavillon (visites spéciales), du Port (PSC) ou autres (enquêtes officielles/tribunaux/veting)


  14. Dans le cas d’une nouvelle compagnie, d’une refonte d’un Système de Management de la sécurité ou à sa transformation en système intégré (qualité / sécurité / santé / environnement) le sous-traitant DPA peut évidemment coopérer à la construction du nouveau système.


Toutes ces tâches sont prévues dans le contrat de sous-traitance et notamment la possibilité pour la DPA de se rendre, même en urgence, à bord en quelque endroit du monde que se trouve le navire concerné.

Cas de l’ISPS

Pour assurer le rôle du CSO (Compagnie Security Officer), la possibilité d’externaliser cette responsabilité a été effective dès le début de l’application du code ISPS. Aujourd’hui une société extérieure peut donc fournir à la compagnie un CSO « officiellement désigné » pour assurer le fonctionnement du système de management de la sûreté d’un ou plusieurs navires.

NB: Comme pour le code ISM, le CSO ne peut être la société car il s’agit bien de la « désignation d’une personne » ! Les tâches et responsabilités pour l’ISPS se rapprochent beaucoup de celles concernant l’ISM, d’ailleurs l’OMI recommande, enfin, de fusionner tout ce qui peut l’être entre les deux codes et notamment en ce qui concerne la documentation et le fonctionnement (exercices et entraînements, rondes, audits par exemple) ce qui, pour le marin, est on ne peut plus logique.

Structure ISM/ISPS externe

Les deux activités «externalisables» peuvent donc être assurées par la même structure. L’avantage réside dans la simultanéité des visites, audits, rapports revues même si les deux codes exigent des documents séparés (les uns peuvent être confidentiels).

En conclusion

Ce n’est pas un secret, la qualité des prestations des personnes désignées ISM n’est pas toujours ce qu’elle devrait être ! Aussi la solution d’externaliser est séduisante si on trouve sur le marché des vrais spécialistes ! Un agrément officiel de spécialistes « DPA » est toujours envisageable, mais là encore ce n’est pas la panacée… on vient de le voir avec certaines RSO ! Les Administrations et les Sociétés de certification agissant au nom du pavillon ne semblent plus opposées et parfois sont visiblement pour.

L’idée est séduisante et devrait faire son chemin… le plus dur sera peut-être de trouver les spécialistes adéquats !

Cdt B. APPERRY
Décembre 2007





Nota 1  En première approximation je pense que les conditions suivantes doivent être réunies pour assurer le succès de cette démarche DPA/CSO:
  1. Il faut l’approbation du pavillon et/ou de son représentant
  2. Des personnes au sein de la structure doivent être « désignées » par la Compagnie
  3. C’est un travail à temps plein pour 1 personne pour 3 ou 4 navires de charge ou un ou deux grands paquebots ou 2 MODUs, etc…
  4. Une astreinte 24/7 doit être assurée
Nota 2  la description du poste est facile: il s’agit de reprendre le § 4 du code ISM ou la circulaire 5 ainsi que le background dans la circulaire MSC précitée.
Quelques formations complémentaires sont néanmoins nécessaires :
  • Formation ISM niveau 3 (comprenant la gestion des risques)
  • Formation CSO conformément à la circulaire MSC 1154
  • Formation de formateur (pédagogie)
  • Formation d’auditeur interne ISM/ISPS
  • Formation d’enquêteur interne « accidents »
  • Formation « Gestion de crise et comportement humain »
Nota 3  La fonction CSO étant à celle de DPA, le management de la sûreté sera fait en même temps que celui de la sécurité… ce qui diminue les coûts de fonctionnement ! Cet argument est évidemment à mettre en évidence

Nota 4  Sur la difficulté de trouver les personnes adéquates ayant la double compétence ISM/ISPS, des anciens marins de niveau direction (Capitaines/chefs mécaniciens), ou les experts spécialement formés (IIMS ou ENMM LE HAVRE) devraient faire l’affaire même si un complément de formation sur le tas et un coaching temporaire est nécessaire.

Nota 5  Un cabinet de consultant peut se lancer dans un tel produit


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