| Référence : |
|
Pages du code ISM N°22 et N°28
Code ISM édition 2014 – MSC-MEPC.7 circulars |
Introduction
Lors de la publication des circulaires MSC-MEPC.7 Circ.5 en 2007 puis Circ. 8 en juin 2013, une Personne Responsable était apparue dans le processus de notification des incidents et dans la rectification des non-conformités détectées lors des inspections et audits internes.
Les interrogations ont été nombreuses sur la position et le rôle de cette personne.
1ère interprétation :
Pour satisfaire au § 9 du code et à la circulaire, une personne responsable au sein de la direction générale ou du conseil d’administration est chargée de recevoir puis de surveiller l’ensemble des mesures correctives décidées suite aux défauts de non-conformité et aux défectuosités notifiés y compris pour les résultats des inspections du programme de maintenance du navire et de son armement.
D’autre part, pour satisfaire au § 12.7 du code ISM dans le cadre des vérifications et examens internes effectués par la compagnie, le personnel d’encadrement responsable du secteur concerné devrait prendre sans retard les mesures correctives adéquates pour remédier aux défectuosités détectées.
Cette interprétation peut sembler bonne mais a beaucoup de mal à être appliquée. En effet pourquoi une nouvelle personne responsable alors que le responsable du secteur ou département s’y colle déjà pour les actions correctives d’après audit ?
2ème interprétation
Selon une procédure de notification et d’analyse du SMS, la DPA assure l’information immédiate de « la personne responsable au sein de la direction » des défauts de conformité, des irrégularités, des accidents et presqu’accidents ainsi que des résultats des inspections et audits internes ou externes, des contrôles divers (pavillon, classe et PSC) et des mesures immédiates qui ont été éventuellement prises.
L’information continue ensuite par les résultats successifs des enquêtes ou analyses, des actions correctives immédiates éventuellement prises pour assurer les opérations et enfin, au cours de la revue de direction, les actions plus lointaines proposées par les capitaines y compris les amendements aux procédures déjà établies s’il y a lieu.
|
|
|
Ensuite, les actions correctives impliquant des dépenses importantes sont souvent décidées en comité de direction plus restreint.
Il est logique que la notification globale vers les personnes responsables de la direction soit accompagnée de l’analyse immédiate puis complétée par les résultats de l’enquête s’il y a lieu et si possible de propositions d’actions correctives et/ou préventives pour éviter la récurrence, résultat d’une analyse plus profonde.
Il est également logique que la personne responsable du département ou du secteur concerné ait entériné ou défini les meilleures actions correctives ou préventives. Ces mesures sont présentées en revue de direction.
Pour une compagnie petite ou moyenne, il n’y a donc pas lieu de nommer une ou plusieurs personnes responsables au sein de la direction car elles y sont déjà : directeur de la flotte, directeur technique, directeur commercial, directeur financier, directeur des ressources humaines.
Pour les grandes compagnies ou les départements peuvent être de grande taille et donc présenter des actions correctives en grand nombre, une première revue de direction par secteur peut être planifiée et il est donc logique que le responsable de ce secteur fasse la synthèse des actions correctives ou préventives pour les présenter ensuite au comité restreint ou directement au conseil d’administration pour décision finale.
La particularité du code ISM est que cette personne conserve la responsabilité de l’application des actions correctives décidées. Cependant, on peut aussi envisager que la DPA, acteur principal du processus de notification et d’analyse, soit aussi le grand vérificateur d’application effective des actions décidées à un niveau plus haut que le sien.
NB Pour des actions correctives évidentes et peu coûteuses, la DPA peut avoir la possibilité de décision directe jusqu’à un certain montant par exemple. Cela ne le dispense pas de la notification et il reste aussi responsable du suivi de l’action corrective.
En conclusion :
Toutes les irrégularités ou incidents y compris les near-misses sont notifiés vers la direction de la compagnie/directeur concerné via la DPA - structure ISM qui assure l’analyse (causes) et fait des propositions d’actions correctives ou préventives au directeur du département concerné lorsque cela est possible.
La direction concernée approuve ou propose d’autres actions, qu’elle est chargée de mettre en place mais que la structure ISM sera chargée de suivre en tant que garante de leur réalisation.
NB Il faut souvent tenir compte de l’éventuelle urgence d’une action corrective. Au cas où les actions correctives ne seraient pas possibles rapidement, la solution d’actions provisoires devrait être acceptée dans l’esprit du code ISM.
Cdt Bertrand APPERRY
AFCAN-AFEXMAR-IIMS
