Code ISM : Personne Désignée, un sacré job ! (page Nº15)

 

      Appelée IDP, DP, DPA ou autre PD, cette personne clé du code ISM a fait couler pas mal d'encre déjà, mais je voudrais ici faire un bilan exhaustif de ce problème car c'en est un, et un vrai n'est-ce pas ?

1. Avertissement


      Le code ISM présente des exigences qui doivent être considérées comme un minimum : toute exigence supplémentaire ne peut venir que du Pavillon ou Port State, de la compagnie elle-même ou du navire.

Référence :
Texte en français du § 4 du Code ISM
"Personne(s) Désignée(s)"
      "Pour garantir la sécurité de l'exploitation de chaque navire et pour assurer la liaison entre la compagnie et les personnes à bord, chaque compagnie devrait, selon qu'il convient désigner une ou plusieurs personnes à terre ayant directement accès au plus haut niveau de la direction. La responsabilité et les pouvoirs de la ou des personnes désignées devraient notamment consister à surveiller les aspects de l'exploitation de chaque navire liés à la sécurité et à la pollution et veiller à ce que des ressources adéquates et un soutien approprié à terre fournis, selon que de besoin".


2. Historique


      L'idée d'un code de management était dans l'esprit de l'industrie maritime depuis le milieu des années 80, cependant la notion de "Personne Désignée" à terre n'est apparue qu'après l'accident du HOFE (HERALD 0F FREE ENTERPRISE) le 6 mars 1987 à la sortie de ZEEBRUGE, causant la perte de 188 vies humaines.
      Traumatisés par ce naufrage, les britanniques ont "inventé" la Personne Désignée. Il s'agissait, en plus du staff normal d'une compagnie de navigation classique, d'avoir une personne spécialement désignée pour assurer une liaison fiable entre la direction et les marins et surveiller les opérations de leurs navires.

Pourquoi ?
      Rappelez-vous, la direction de TOWNSEND-THORESEN, a été reconnue coupable de défaillance dans le management de la sécurité de ses ferries et on a estimé qu'il manquait une personne particulièrement désignée pour s'occuper des problèmes de sécurité au sein de la compagnie.
      Cette défaillance a été considérée comme une des causes du naufrage. Ceci était peut-être le cas de cette compagnie, mais dans la plupart des autres compagnies, en France entre autres, un Capitaine d'armement - avec ses adjoints pour les plus grandes compagnies - était traditionnellement le "Safety Officer" en charge de tous les problèmes sécurité des navires et des opérations.
      La Direction Générale de TOWNSEND THORESEN réorganisa donc sa structure de management et nomma un Directeur des Opérations ayant une qualification marine !
      Pragmatiques, les britanniques ont encore été plus loin. En effet dès 1988, ils ont exigé pour leurs compagnies, la désignation d'une personne pour assurer la communication et "surveiller" les opérations des navires "to oversee the operation of their ships" : II s'agit donc déjà d'un "contrôleur" plutôt que d'un responsable sécurité qui, lui, était plutôt chargé de l'application des règles de sécurité internationales (SOLAS, LL, STCW, MARPOL, COLREG ou ILO) dans la compagnie et sur les navires.
      Cette notion de "Personne Désignée" à terre présentée par les britanniques a eu un peu de mal à entrer dans les résolutions successives de l'OMI sur le management de la sécurité; encore une fois c'est un dramatique accident, celui du SCANDINAVIAN STAR en avril 1990, faisant 158 morts, qui a boosté la Résolution A 680 en 1991 puis la fameuse Résolution A 741 en 1993 qui est la naissance officielle du code ISM tel que nous le connaissons.
      La notion de personne désignée est maintenue par les britanniques et donc finalement entérinée, sous sa forme actuelle, par le groupe de travail sur l'ISM puis par le MSC et enfin par la 17^e assemblée de l'OMI.


3. Étude du texte du code


      Quoique écrit assez bizarrement et traduit encore plus bizarrement, le texte est assez clair : on y trouve les responsabilités et l'autorité minimum de la DPA (Designated Person Ashore):


• Assurer la liaison entre le plus haut niveau du management et les personnes à bord (fonction liaison) :
        Par haut management on comprend le niveau décisionnel notamment au niveau financier et lorsqu'on parle de ceux qui sont à bord, on pense à tous les membres de l'équipage car sinon le code aurait dit le navire ou le capitaine.
        Ce manque de liaison a été mis en lumière par le tribunal dans l'accident du HOFE et précise dans ses attendus : "the need for ....the maintenance of proper channels of communication between ship and shore for the receipt and dissemination of information"



• Surveiller les aspects sécurité et prévention de la pollution des opérations de chaque navire (que nous appellerons fonction monitoring N° l) :
        Souvent oubliée cette responsabilité de la "Personne Désignée" n'est pas simple à assurer. En effet comment, depuis la terre, surveiller les opérations de chaque navire concernant la sécurité et la protection de l'environnement ?
        Les mauvaises habitudes prises par les équipages de TOWNSEND THORESEN (plusieurs navires étaient concernés) de partir portes ouvertes et/ou avec une assiette négative de près de 1 m, auraient peut-être été abandonnées si une personne chargée de surveiller les opérations en avait informé le plus haut niveau de la direction générale !



• Veiller à ce que les ressources adéquates et un soutien approprié soient fournis selon que de besoin (fonction monitoring N° 2) :
        Les demandes des capitaines du HOFE (et des autres ferries) qui avaient pris leurs responsabilités dans ces mauvaises pratiques dans un seul but commercial (départ avant l'heure, arrivée à l'heure, maximum de passagers ou fret) non seulement n'ont pas été accordées mais n'ont reçu aucune réponse sinon un niet verbal. Il s'agit :
  
  • des témoins d'ouverture des portes avant (elles étaient invisibles de la passerelle), demande qui a d'ailleurs fait beaucoup rire les "directeurs" ont-ils avoué devant le tribunal !
  • du remplacement de la pompe de ballast par une plus puissante pour accélérer la rectification d'assiette après le départ
  • de la demande de calcul de la stabilité en assiette négative importante (pas prévue dans le stability booklet)
        Les demandes des capitaines ont donc été bloquées au niveau "opérations" par une ou des personnes incompétentes dans les domaines concernés.
        Une personne compétente à terre ayant ces compétences et voyant passer ces demandes aurait pu intervenir et tout au moins assurer une réponse aux capitaines.
  
  
NB: Les implications juridiques des responsabilités de la "Personne Désignée" sont très vite apparues aux anglo-saxons et les avis ou études ont fusé dès 1996.


4. En quoi consiste finalement ce job ?



1. Fonction liaison


      Cette liaison est significative et à peu près universellement comprise et appliquée : il s'agit d'assurer une liaison fiable entre le niveau direction générale et les personnes à bord de chaque navire.
      Les liaisons entre les Capitaines et la direction générale ne manquent pas généralement. Pour de petites compagnies, le problème ne se pose pas (la DG est toujours proche de ses navires qui sont finalement sa raison d'être), pour d'autres .... peut-être, quoique qu'aujourd'hui un capitaine peut toujours, via courrier ou e-mail, faire "passer un message directement au Directeur Général".
      Point besoin donc d'une "Personne Désignée" pour cela.
      Les autres officiers à bord ont traditionnellement des liaisons fréquentes avec les responsables à terre (Chef mécanicien avec le Directeur Technique, Second Capitaine avec le Safety Officer, Commissaire avec le Directeur Services Hôteliers etc..).
      Les autres hommes d'équipage ont des moyens de communication avec le Capitaine ou la direction à terre via leurs chefs de service, leurs représentants à bord (représentant syndical ou représentant sécurité, commission paritaire ou CHSCT etc...) s'ils existent.

      Alors pourquoi avoir besoin d'une autre voie de communication ?

      Il s'agit bien sûr d'un tout autre lien ou voie de communication qui pourrait être utilisé au cas où les voies traditionnelles évoquées plus haut ne fonctionneraient pas !
Les causes peuvent être multiples :

• Dysfonctionnement au niveau Direction intermédiaire (cas du HOFE)
• Dysfonctionnement au niveau du Capitaine (non prise en compte ou implication personnelle du Capitaine)
• Dysfonctionnement au niveau du chef de service (non prise en compte ou oubli)
• Ou tout simplement, au niveau des membres d'équipage, timidité ou peur des réactions proches ou immédiates du management du bord (culture fréquente dans les équipages multinationaux d'aujourd'hui)
      II s'agit donc de suppléer à ce type de dysfonctionnement et de créer une voie de communication qui marchera à tous les coups: la voie ISM !

      La voie ISM est une voie parallèle, utilisée quand les voies normales ou traditionnelles ne fonctionnent pas : c'est en quelque sorte un BY-PASS.

      Ainsi comprise, cette voie de communication supplémentaire :

• Appliquée au cas du HOFE, aurait certainement évité l'accident : via la personne désignée les capitaines atteignent le CEO (chief Executive Officer) qui, connaissant bien ses responsabilités lorsqu'il est bien au courant, s'empressera de trouver la solution car l'obligation de "due diligence" est primordiale vis-à-vis de l'assureur.
• Appliquée à d'autres cas où le comportement du Capitaine ou des officiers ne correspondait pas à leurs responsabilités (Officier de quart sous influence de l'alcool. Capitaine silencieux devant certains agissements frauduleux à bord), cette liaison aurait peut-être évité quelques drames (échouements spectaculaires, jet à la mer de clandestins)
• Etc.

      Cette interprétation passe bien auprès des équipages avec cependant une formation / information adéquate afin d'éviter les bavures du genre : voie ISM utilisée pour réclamer ou régler des comptes !

NB : Cette voie est à utiliser avec intelligence bien sûr et la DPA doit être à même de tenter de régler le problème au niveau opérationnel avant d'aller frapper chez le "big boss". Parfois la DPA à la possibilité de règlement jusqu'à une certaine somme fixée par la direction (ceci rejoint le monitoring Nº2, voir plus loin).
      Ci-dessous un synoptique élémentaire de la voie de communication ISM

Fonctionnement d'une compagnie certifiée ISM

La voie ISM est une voie parallèle !

En conséquence, le Système de Management de la Sécurité (SMS) de la compagnie doit prévoir le fonctionnement de cette liaison:


• Réalité de la possibilité pour la personne désignée de contacter la DG pour un problème qu'il n'a pu résoudre au niveau opérationnel
• Évidence de preuves de transmission (e-mail/enregistrement)
• Le nom et le rôle de la DPA sont connus de tous à bord; d'ailleurs des affichettes en passerelle et dans les locaux équipage donnent toutes ses cordonnées
• La personne désignée (ou son remplaçant) est joignable 24/7 principalement par e-mail ou GSM.

      Le SMS n'oubliera pas de préciser les responsabilités de la DPA dans cette transmission.

      En cas d'accident, le tribunal en cherchant la cause, recherchera qui n'a pas assuré la "due diligence". La responsabilité de la "Personne Désignée" pourra être recherchée si par malheur elle n'a pas transmis à la direction, comme c'est son devoir d'après le Code ISM, une information importante liée à la cause de l'accident.
      Souvent pour faire un peu peur aux personnes désignées qui n'avaient pas vu ces conséquences possibles de leurs actes, je leur cite les peines maximales qu'elles risquent en cas de jugement en Grande Bretagne (£ 5.000 et/ou 2 ans)... dur!


2. Monitoring Nº1


      II est matériellement impossible d'assurer la surveillance des opérations de chaque navire sauf à avoir sur chaque navire une personne pour le faire ! CQFD.
      Maints auteurs se sont cassés les dents là-dessus en proposant de nombreuses solutions ... sauf la bonne !
      Oui bien sûr la DPA peut assurer une partie de ce monitoring via les visites / inspections à bord en escale ou en voyage, le suivi des enregistrements du bord comme les compte rendus d'exercice et entraînements sécurité, les familiarisations, la maintenance de tous les équipements du bord et essais périodiques, les réunions de formation, les différentes demandes de travaux ou les commandes de pièces de rechange, les revues de capitaine et bien sûr les audits internes... mais ce n'est qu'un contrôle à fortiori.
      Rien ne vaut le contrôle sur place, au cours des opérations elles-mêmes. Alors: faudrait-il un représentant de la personne désignée à bord, un contrôleur in situ chargé de surveiller... le travail des autres ?
      Il est étonnant que personne à ma connaissance n'ait vu que le code lui-même avait prévu la solution: rappelez-vous, les responsabilités du Capitaine comprennent qu'il doit "vérifier qu'il est satisfait aux spécifications Code ISM § 5.1.4) c'est-à-dire qu'il doit surveiller:

• que toutes les opérations, toutes les activités sont faites comme il se doit,
• que le navire doit-être tel que prévu par la réglementation et le SMS
• etc.

... le Capitaine est donc le représentant naturel de la personne désignée à bord, CQFD !

      Ces fonctions de surveillance continue et surtout de surveillance à distance de la Personne Désignée nécessitent évidemment une excellente connaissance des opérations à surveiller.

      Les relations entre la DPA et le Capitaine sont donc des relations privilégiées en ce qui concerne le § 4 du code ISM.


3. Monitoring Nº2


      La DPA ne pourra s'assurer que la compagnie apporte son soutient adéquat au Capitaine qu'en étant au courant des besoins exprimés par ce même Capitaine quelque soient les conditions de ces demandes.
      Ainsi la DPA doit-être sur le circuit des demandes des navires en ce qui concerne la sécurité et la prévention de la pollution que ce soit en situations normales (approvisionnements ou demandes de travaux en Arrêt Technique) ou en situation d'urgence (demandes spécifiques du capitaine pour l'aider à gérer la situation)
      Elle doit donc faire partie de la cellule de crise et être destinataire d'une manière ou d'une autre des demandes de travaux et des listes de travaux effectués (ou non effectués)
      La DPA, et ceci rejoint le §4.1, a souvent la possibilité de répondre à des demandes refusées par un autre budget mais dans une limite souvent basse (la direction s'enlève ainsi une épine du pied car ne désire pas voir se chamailler ses directeurs et s'évite ainsi des dérangements pour des sommes dérisoires)

      En conclusion, notre étude du § 4 du code ISM prévoit une DPA bien à part du circuit normal opérationnel d'une compagnie maritime, tellement à part d'ailleurs que rien n'empêche que la DPA ne soit pas un cadre de la compagnie elle-même.
      La personne désignée peut venir par exemple de la maison mère, du service HSE du groupe ou d'une compagnie sous-traitante spécialisée.
      Nombre de petites compagnies voient dans cette solution la réponse à leurs problèmes et certaines envisagent même de se partager une même personne désignée !

      Tout cela c'est de la théorie, voyons maintenant ce qui se pratique en réalité.


5. État des lieux aujourd'hui :


      Pratiquement, le job réel de "Personne Désignée" n'est pas toujours le même en fonction des compagnies et des cultures, et toutes les compagnies n'ont pas les moyens de "se payer" une telle personne compétente chargée de surveiller les opérations des navires où que ce soit dans le monde et qui sera donc nécessairement "chère".
      En effet, je ne rencontre de "Personne Désignée" vraiment à part du management opérationnel que dans les compagnies "riches" ou tout au moins d'une certaine taille. Dans les autres c'est un des directeurs en place qui assure ce rôle. Lorsqu'il s'agit d'une personne n'ayant pas de responsabilités dans les opérations, la maintenance ou la sécurité en général, cela est acceptable. Mais lorsque le directeur de la flotte, déjà responsable de la sécurité, prend le rôle de Personne désignée ISM, c'est plus difficilement acceptable.

      Nous allons étudier l'une après l'autre les 3 solutions.


• 1^er cas :

La DPA est le Safety Officer, le capitaine d'armement ou son adjoint.

      La fonction liaison avec les personnes à bord a toujours été traditionnellement assurée par eux et cette liaison était assurée avec l'équipage tout entier. C'était parfois du paternalisme, parfois le Capitaine d'Armement passait par la cambuse ou la cuisine avant de se rendre chez le Commandant avec parfois des intentions inavouables de récolte de renseignements ou "ragots de coursive". Une information ou demande qui n'aurait pas dépassé le bureau du Commandant peut donc théoriquement "passer" le jour du passage à bord du Capitaine d'armement. C'est plus facile à dire qu'à faire et surtout ce n'est pas instantané; mais la lettre (ou l'E-mail maintenant) directement au Capitaine d'armement est bien sûr également possible dans ce cas.
      A part peut-être la lettre directe au Capitaine d'armement, une telle liaison est traditionnelle. D'autre part le Capitaine ou Directeur d'Armement est normalement une personne qui a un accès direct au plus haut niveau de la direction de la compagnie.

      On peut donc dire que la fonction liaison demandée par l'ISM est assurée.

      La fonction monitoring Nº1, c'est-à-dire la surveillance des aspects sécurité des opérations des navires est théoriquement possible via les inspections du capitaine lui-même, les inspections et audits qui seraient effectués par le Safety Officer ou ses représentants.
      Cela n'est pas nouveau non plus, vous avez connu comme moi les Commandants inspecteurs qui effectuaient parfois un voyage entier a bord et ensuite faisaient leurs rapports à la DG.
      Donc en théorie, l'exigence du code ISM de monitoring Nº1 est satisfaite.

      La fonction monitoring Nº2 c'est-à-dire ce contrôle ou surveillance des moyens adéquats et du soutien donnés au navire n'a ici pas beaucoup de sens sauf pour une demande dirigée vers le service technique qui peut-être indépendant du service traditionnel armement. En effet le Directeur d'armement ou Safety officer ne peut se contrôler lui-même, recevoir une demande dont il a la décision et...s'assurer qu'elle sera satisfaite si elle est nécessaire ! juge et partie, deux casquettes sur une seule tête : impossible !

      Donc cette exigence de contrôle n'est pas satisfaite dans ce cas.

      Finalement cette solution ne semble donc pas conforme car une exigence du code ne peut être satisfaite et nous sommes donc en non-conformité majeure (définition Code ISM version 2002 §1.1.10)
      Dans ce cas également, le rôle de la DPA n'est pas facile car il peut y avoir contradiction ou opposition entre un budget à ne pas dépasser et une demande d'un capitaine qui ne peut attendre. Pour une DPA/Capitaine d'armement motivé et convaincu de l'utilité du code ISM, un tel obstacle ne pourra être levé qu'au "plus haut niveau" avec peut-être l'effort de persuasion que vous pouvez imaginer.
      Pas très conforme et pas facile donc, surtout pour des DPA motivés. Du point de vue responsabilité également la situation est sensible (voir plus haut).

Exemple d'Organigramme 1^er cas



• 2^ème cas :

La personne désignée est un directeur n'ayant pas de responsabilités dans les opérations, la sécurité ou la maintenance des navires: par exemple le directeur financier, le directeur marketing, le DRH, le directeur recherche et développement ou encore mieux le directeur qualité.
      Le Directeur Général ou le Président a bien précisé lorsqu'il a désigné cette personne, qu'elle avait un lien direct avec lui et qu'elle pouvait, et même devait, le contacter à tout moment lorsque cela était nécessaire.
      Dans ce cas il est lui est bien plus facile d'assurer une liaison fiable entre les personnes à bord et le plus haut niveau de la compagnie, d'assurer une surveillance, un monitoring des opérations des navires du point de vue sécurité et prévention de la pollution avec l'aide des capitaines comme nous l'avons vu plus haut et enfin vérifier qu'un soutient est apporté au capitaine pour qu'il puisse assurer sa tâche et ses responsabilités et pas uniquement en situation d'urgence.

      Dans le cas présent les trois exigences minimum sont satisfaites.

      Ensuite, pendant qu'on y est, on confie la gestion du SMS à la DPA alors que le code ne le prévoit pas du tout.
      Le SMS, s'il est bien fait, prévoit à peu près tout de la vie du navire et le "gestionnaire du SMS" devrait être à même, grâce aux Capitaines et à tous les instruments du code, de "surveiller" les opérations de chaque navire en rapport avec la sécurité et la protection de l'environnement.

Exemple d'Organigramme 2^ème cas

      L'organisation ci-dessus est satisfaisante du point de vue conformité au code mais il y a doute sur la compétence technique sauf à combler les lacunes par une aide intérieure ou extérieure.

NB : Dans les deux cas ci-dessus, même pour une petite compagnie, l'organisation est limite : les auditeurs externes font la moue, à raison. Il n'est pas facile à prouver que le système puisse vraiment fonctionner comme cela. En effet la charge de travail pour le responsable à deux casquettes est souvent trop importante.
      Cependant, ces compagnies ont souvent eu l'intelligence d'utiliser des consultants spécialisés pour les aider particulièrement pour les audits internes c'est-à-dire pour l'une des parties les plus importantes de la vérification interne de conformité ou de fonctionnement.
      Parfois aussi, ces petites compagnies qui font partie d'un grand groupe font appel au service HSE du groupe pour assurer certaines tâches liées à l'ISM :

• Les inspections et audits Hygiène / Sécurité du travail / Environnement
• L'analyse des accidents
• L'édition et la maîtrise de la documentation
• Les audits internes
• etc.


• 3^ème cas :

      L'application de l'ISM a amené certaines compagnies d'importance à créer une structure ISM avec staff, locaux et budget.
      Cette structure assure la totale gestion du SMS comprenant :

• Liaison entre les équipages et la direction générale
• Liaison avec les capitaines pour le monitoring
• Maîtrise et évolution du SMS
• Édition, corrections, révisions des documents
• Exécution des inspections et audits internes
• Suivi des non-conformités, prescriptions ou autres observations
• Analyses des revues de capitaines
• Analyse des accidents ou presque accidents.
• Préparation de la revue de direction
• Formation ISM au cours de séminaires à terre ou à bord
• Organisation de conférences ou stages identifiés comme nécessaires
• Vigie réglementaire comprenant l'analyse des amendements et l'information des navires
• L'information de la compagnie sur les progrès constatés
• etc.
      Toutes les exigences du code sur la personne désignée sont satisfaites plus les exigences du §9, §11 et en grande partie le §12.
      On revient donc à l'organigramme idéal cité au début de cette étude.

Ces structures sont celles qui marchent le mieux assurément.


6. En conclusion :


      Seule la troisième solution est satisfaisante si on s'en tient au texte.
      C'est la seule solution satisfaisante pour le certificateur, pour la compagnie et... pour la personne désignée elle-même.

Mais il y a loin de la théorie à la réalité !

Le problème de la personne désignée ne semble pas se poser :

• à bon nombre de certificateurs dont on se demande parfois si certains ont bien lu le code avant de venir !
• à certaines compagnies qui ont interprété le code à leur manière
• Ce problème ne va pas tarder à se poser, juridiquement parlant, au prochain procès d'après ISM (ER1KA par exemple)

      Ainsi Mr Philip ANDERSON (considéré comme le Docteur ès ISM en Grande Bretagne), qui n'est pas tout à fait d'accord avec moi, pense que les précisions sur les responsabilités de la DPA ne seront données que par les tribunaux lorsqu'ils auront à traiter d'une manière pénale un bel accident post ISM.


7. Bibliographie



• Report of court N° 8074 MV HERALD 0F FREE ENTERPRISE "Formai Investigation" dated 24^th of july 1987
• ISM Code : a practical guide to the legal and insurance implications (1998), Mr Philip ANDERSON Master Mariner, CEO of North of England P&I club, Vice-Président du Nautical Institute.
Autres ouvrages récents de P. ANDERSON : "A seafarer guide to ISM" (2002) et "Cracking the code" (2003).

Dernières nouvelles de l’OMI (Août 2007)

Au dernier MEPC, deux projets de circulaires MSC/MEPC ont vu le jour. Il s’agit d’abord d’aider les compagnies à mettre en place l’ISM (Mieux vaut tard que jamais !) et d’autre part de préciser les responsabilités de la personne désignée. Pour les impatients, vous pouvez demander à l’AFCAN le WP8 du MEPC 56. Pour les autres, vous attendez les circulaires du MSC qui devraient être approuvées le mois prochain.

Pour tous, je vous engage à comparer ces textes avec mes analyses… je n’ai pas eu la possibilité de participer aux travaux du groupe, mais quelque part j’y étais quand même un peu, ne croyez-vous pas ?

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